Siklus Pengguaran

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: sistem pembelian, system penerimaan barang, system voucher, dan system pengeluaran kas

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Keputusan-keputusan penting
Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
MRP (material requirement planning)
JIT (just in time)

Perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT)
Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini
Harga, kualitas bahan baku
Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
Memutuskan apakah menerima pengiriman
Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk memisahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
Sistem tanpa voucher
Sistem Voucher

Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
Penghapusan faktur vendor (pemasok).  Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Kasir menyetujui faktur
Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
–        Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
–        Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
–        Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
–        Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
–        Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
–        Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
–        Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
–        Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
–        Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
Valid, otorisasi transaksi dicatat.
Transaksi dicatat secara akurat.
 Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
 Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.

Apakah ancaman-ancaman itu ?
Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
Meminta barang yg tidak dibutuhkan
Membeli dengan harga yg dinaikkan
Membeli barang berkualitas rendah
Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
Komisi (kickbacks)
Menerima barang yang tidak dipesan
Membuat kesalahan dalam penghitungan
Mencuri persediaan
Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
Kehilangan data

Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?
Sistem pengendalian persediaan
Analisis kinerja pemasok
Persetujuan permintaan pembelian
Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
Konsultasi daftar harga
Pengendalian anggaran
Gunakan daftar pemasok yang disetujui
Persetujuan pesanan pembelian
Pemesanan pembelian sebelum penomoran
Larangan hadiah dari para pemasok
Insentif ke semua rekening pengiriman
Pengendalian akses phhisik
Cek ulang akurasi faktur
Pembatalan pengepakan voucher